KEUANGAN

1. Perencanaan dana

Perencanaan dana adalah proyeksi dari arus keluar masuk dana operasi dan non operasi perusahaan untuk suatu periode tertentu.

Proyeksi arus dana terdiri dari:

- Proyeksi arus dana tahunan (cash flow budget) yang dibuat berdasarkan Income Statement & Balance Sheet Budget. Proyeksi arus dana 3 bulanan (monthly 3 month rolling forecast), yang dibuat berdasarkan cash flow budget serta kondisi aktual yang ada.

- Proyeksi arus dana harus dibuat berdasarkan informasi akuntansi & budget serta informasi keuangan lainnya yang akurat dan up to date. Pelaksanaan arus dana yang sebenarnya terjadi harus selalu dievaluasi dan dianalisa agar dapat dilakukan koreksi terhadap proyeksi arus dana yang akan datang maupun tindakan-tindakan yang perlu bagi pengamanan arus dana dimasa datang.

- Dalam hal proyeksi arus dana (tahunan dan 3 bulanan) memberikan indikasi adanya permasalahan dana maka fungsi keuangan wajib untuk melakukan beberapa tindakan seperti:

a. Membuat simulasi proyeksi keuangan untuk menentukan apakah permasalahan tersebut bersifat permanen atau temporer.

b. Mengusulkan langkah-langkah yang perlu diambil untuk memecahkan permasalahan tersebut.

- Dalam hal dideteksi adanya permasalahan arus dana yang cukup serius, maka proyeksi arus dana harus dibuat dan diawasi secara mingguan dan kalau perlu harian. Proyeksi arus dana yang tidak dibuat secara akurat, up to date dan teratur akan mengganggu jalannya operasi perusahaan.

2. Pengelolaan dana (Fund management)

2.1. Pengelolaan dana adalah sistim / metode yang digunakan didalam penggunaan / penerimaan dana perusahaan, dalam rangka biaya bunga / uang yang minimum dan pemanfaatan dana yang maksimum.

2.2. Pengelolaan dana dapat dilakukan sacara baik dan benar apabila ditunjang oleh sistim perencanaan dana yang memadai serta adanya catatan mengenai penggunaan, penerimaan dan saldo dana yang dibuat sacara akurat, up to date dan tepat guna. Tidak dilaksanakannya pengelolaan dana yang baik akan memberikan kerugian (financial viz a viz operational) bagi perusahaan.

2.3 Faktor yang sangat menunjang didalam berhasilnya pengelolaan dana perusahaan adalah pengetahuan yang up to date mengenai sistim perbankan.

2.4 Didalam mengelola dana, manajemen keuangan harus dapat melakukan pemilihan atas fasilitas perbankan yang terbaik.

3. Pinjaman (Loan)

3.1. Adanya pinjaman adalah dimaksudkan untuk membiayai aktivitas operasi maupun investasi.

3.2. Pinjaman yang diperoleh adalah merupakan beban bagi perusahaan dan karena itu harus dikelola dan diawasi secara teratur.

3.3. Pertimbangan untuk melakukan pinjaman harus diperhitungkan secara berhati-hati dengan melihat kemampuan perusahaan didalam jangka pendek, menengah dan panjang.

3.4. Setiap permintaan pinjaman kepada pihak bank harus selalu dikonsultasikan kepada Direktur Utama. Pengajuan pinjaman ke bank/lembaga keuangan hanya dapat dilakukan setelah ada persetujuan tertulis dari Komisaris.

3.5. Jaminan atas pinjaman harus diusahakan semaksimal mungkin dari profit sendiri dan aktiva perusahaan. Jaminan pribadi adalah merupakan upaya terakhir.

3.6. Pinjaman dalam bentuk mata uang asing harus diperhitungkan secara hati-hati dan risiko yang mungkin terjadi harus dapat dikurangi.

4. Pinjaman antar Unit Usaha

Pinjam meminjam uang antara satu unit usaha dengan unit usaha lain tidak diperkenankan.

5. Credit & Collection

5.1. Manajemen credit & collection harus dilaksanakan secara memadai agar supaya perencanaan dan pengelolaan dana dapat dilaksanakan secara efisien dan efektif.

5.2. Adanya tagihan overdue merupakan indikasi, adanya permasalahan didalam proses penagihan karena itu harus segera dijelaskan.

5.3. Aktivitas collection harus diawasi secara teratur sesuai sifat usaha dan operasi unit usaha.

5.4. Untuk menghindari conflict of interest fungsi credit & collection seyogyanya berada diluar fungsi Sales / Marketing.

5.5. Kredibilitas setiap calon konsumen maupun konsumen harus dievaluasi secara teratur untuk menghindari risiko keuangan yang dapat timbul.

5.6. Pemberian terms of credit kepada konsumen harus didasarkan atas bonafiditas konsumen.

5.7. Didalam penentuan waktu pembayaran utang dagang/pihak ketiga harus diperhatikan faktor-faktor antara lain cash float, cash discount, bunga, dll.

6. Pelaporan

6.1. Laporan yang dibuat oleh fungsi keuangan harus selalu berintegrasi dengan laporan akuntansi.

6.2. Laporan yang minimal yang harus dibuat secara teratur adalah:
- Monthly rolling forecast.
- Liquidity position / analisa cash flow bulanan.
- Credit & collection status & analysis report.
- Loan analysis report.

6.3. Setiap laporan harus disertai dengan analisa, kesimpulan dan rekomendasi untuk perbaikan.

6.4. Laporan harus didukung oleh kertas kerja yang jelas serta didasarkan atas catatan administrasi yang memadai.

OTORISASI

1. Sumber

Otorisasi bersumber pada wewenang pemegang saham yang dilimpahkan kepada Direktur Utama. Pelimpahan tersebut dilaksanakan berdasarkan pengertian bahwa Direktur Utama harus dapat mengelola perusahaan secara profesional sehingga tujuan usaha dapat dicapai secara efisien dan efektif.

2. Validitas wewenang

Wewenang yang dimiliki seseorang adalah sah apabila wewenang tersebut digunakan sesuai dengan aktivitas yang menjadi tanggung jawabnya serta sesuai dengan kebijakan umum perusahaan.

3. Pendelegasian wewenang

3.1. Pendelegasian wewenang didasarkan atas pertimbangan bahwa pejabat yang akan menerima wewenang telah berhasil mengelola fungsinya secara efisien dan efektif dan tidak menyimpang dari kebijakan yang telah ditetapkan oleh perusahaan dan pemimpin perusahaan.

3.2. Pendelegasian wewenang oleh pemegang wewenang hanya dapat dilaksanakan berdasarkan persetujuan tertulis yang diberikan oleh atasan langsung pemegang wewenang.

3.3. Pendelegasian wewenang harus dilakukan secara tertulis yang secara jelas menguraikan ruang lingkup, tanggung jawab dan batas wewenang.

4. Tidak hadirnya pemegang wewenang

Dalam hal pemegang wewenang berhalangan hadir, maka secara otomatis wewenang tersebut kembali kepada atasan langsung yang bersangkutan, kecuali hal tersebut diatur secara lain oleh pemegang wewenang dan dengan persetujuan atasan.

5. Pencabutan / pengurangan wewenang

Pencabutan/pengurangan wewenang dapat dilakukan apabila dipandang perlu oleh pemberi wewenang dan apabila terbukti pemegang wewenang tidak dapat mengelola fungsinya sesuai dengan kebijakan perusahaan ataupun oleh karena penyalahgunaan wewenang.

6. Jenis Otorisasi

Pada dasarnya otorisasi utama terdiri atas:

6.1. Otorisasi untuk membuat komitmen dengan pihak ketiga.
Pemegang otorisasi bertanggung jawab untuk membuat komitmen yang didasarkan atas program kerja (budget) yang telah disetujui dengan memperhatikan aspek operasional dan keuangannya serta meletakkan kepentingan perusahaan diatas kepentingan lainnya.
Bilamana diperkirakan adanya kemungkinan akan timbul risiko / hal-hal yang membahayakan atau merugikan perusahaan atas komitmen tersebut, pemegang otorisasi sebelumnya perlu membicarakannya dengan bagian-bagian yang lebih kompeten, misalnya Bagian Legal dan atau Bagian Engineering.

6.2. Otorisasi penggunaan dana / persetujuan bayar.
Pemegang otorisasi bertanggungjawab bahwa pembayaran dilaksanakan berdasarkan komitmen yang sah, didukung oleh dokumen yang lengkap dan sah serta telah di kalkulasikan secara benar.

6.3. Otorisasi penggunaan dana / persetujuan bayar.
Pemegang otorisasi bertanggungjawab untuk memeriksa apakah persetujuan pembayaran telah dilaksanakan sesuai dengan sistim keuangan, prinsip pengendalian intern serta kebijakan yang digariskan oleh perusahaan.
6.4. Otorisasi penerimaan dana.

Pemegang otorisasi bertanggungjawab bahwa penerimaan dana tersebut adalah merupakan hak perusahaan dan dananya benar-benar ada.
6.5. Otorisasi media pembayaran.

Pemegang otorisasi bertanggungjawab bahwa media pembayaran telah dibuat berdasarkan dokumen yang sah dan telah disetujui dan diperiksa oleh pejabat yang berwenang.

ORGANISASI KEUANGAN

1. Umum

1.1. Struktur organisasi fungsi keuangan harus dibuat secara efisien berdasarkan kebijakan keuangan dengan mempertimbangkan size dan nature of company dan risiko keuangan yang mungkin dihadapi.

1.2. Organisasi fungsi keuangan harus dipisahkan dari organisasi fungsi operasional lainnya. Dengan demikian fungsi keuangan sifatnya independen dan merupakan fungsi pelayanan.

1.3. Fungsi keuangan unit usaha dipimpin oleh seorang Chief Finance Officer yang bertanggungjawab langsung kepada Direktur Utama.

2. Struktur Organisasi

2.1. Pada prinsipnya struktur organisasi keuangan harus dibagi dua yaitu organisasi yang menjalankan fungsi akuntansi dan organisasi yang menjalankan fungsi keuangan.

2.2. Struktur organisasi yang minimal harus ada adalah:
* Akuntansi keuangan * Pengelolaan dana
* Akuntansi biaya * Credit & collection
* Akuntansi aktiva tetap * Loan & liabilities mngt
* Billing * Asuransi
* Pajak * Investment & fixed mngt

2.3. Didalam menentukan struktur organisasi keuangan beberapa hal harus dimasukkan didalam pertimbangan yaitu:
2.3.1. Span of control (vertikal dan horisontal).
2.3.2. Pengembangan perusahaan dimasa datang.
2.3.3. Tanpa mengorbankan prinsip pengendalian intern.
2.3.4. Distribusi pekerjaan secara optimal.

3. Chief Finance Officer

3.1. Chief Finance Officer haruslah seorang yang memiliki pengetahuan dasar mengenai teknik, metode, dan sistim keuangan serta memahami prinsip pengendalian intern.

3.2. Chief Finance Officer juga harus memiliki kemampuan dalam memimpin, berkomunikasi, imajinasi, sensitif terhadap perubahan, objektif dan future oriented.

3.3. Chief Finance Officer harus dapat melakukan koordinasi terhadap fungsi keuangan dan akuntansi sehingga fungsi keuangan dapat berjalan dengan efektif dan efisien.

3.4. Chief Finance Officer harus dapat menjabarkan secara konseptual kebijakan keuangan sehingga dapat dibuat sistim keuangan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan / unit usaha.

4. Fungsi Keuangan

4.1. Objektif
Membantu manajemen perusahaan didalam manajemen keuangan secara efisien dan efektip.

4.2. Tanggung Jawab

4.2.1. Membuat rencana kerja, sistim dan prosedur keuangan yang menjamin terlaksananya manajemen keuangan secara efisien dan efektif.

4.2.2. Melaksanakan manajemen atas perencanaan penerimaan dan penggunaan dana dalam rangka tercapainya biaya keuangan yang minimal.

4.2.3. Memberikan perlindungan yang cukup atas keamanan dana perusahaan.

4.2.4. Mengusahakan sumber pendanaan yang terbaik bagi operasi dan investasi perusahaan.

4.2.5. Melindungi secara finansial aktiva perusahaan yang ada dari kehilangan, kerusakan, kebakaran dan lain sebagainya.

4.2.6. Melakukan pengawasan atas credit & collection.

4.2.7. Meningkatkan kemampuan dan ketrampilan seluruh jajaran keuangan sesuai kebutuhan dan perkembangan usaha.

4.2.8. Melaksanakan fungsi keuangan lainnya sesuai yang ditetapkan Chief Finance Officer.

5. Fungsi Akuntansi

5.1. Objektif
Membantu manajemen perusahaan sehingga terlaksana fungsi akuntansi yang efisien dan efektif.

5.2. Tanggung Jawab

5.2.1. Membuat rencana kerja, sistim dan prosedur akuntansi yang menjamin terlaksananya fungsi akuntansi secara efisien dan efektif.

5.2.2. Menyelenggarakan pencatatan atas seluruh transaksi keuangan, mengelompokkan sedemikian rupa berdasarkan Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan (PSAK) sehingga dapat dibuat laporan serta analisa yang memadai.

5.2.3. Melaksanakan pencatatan atas Aktiva, Kewajiban dan Ekuitas perusahaan / unit usaha sedemikian rupa, sehingga mencerminkan keadaan yang sebenarnya.

5.2.4. Melaksanakan pencatatan atas Pendapatan dan Beban perusahaan / unit usaha sehingga mencerminkan keadaan yang sebenarnya.

5.2.5. Melaksanakan administrasi dan pencatatan lain yang berguna bagi perhitungan harga jual, analisa biaya, perencanaan laba dan analisa keuangan lainnya.

5.2.6. Melaksanakan kompilasi dan penggabungan atas usulan anggaran dari masing-masing Divisi (seperti Marketing, Engineering, HRD & Umum, Business Development) sehingga terbentuk suatu usulan anggaran yang bersifat korporat.

5.2.7. Meningkatkan kemampuan dan keterampilan seluruh jajaran akuntansi sesuai kebutuhan dan perkembangan perusahaan.

5.2.8. Melaksanakan fungsi akuntansi lainnya sesuai yang ditetapkan Chief Finance Officer.

6. Line of Command

6.1. Fungsi keuangan dipimpin oleh seorang Chief Finance Officer yang bertanggungjawab langsung kepada Direktur Utama.

6.2. Secara fungsional Chief Finance Officer bertanggungjawab kepada Direktur Utama. Pertanggungjawaban diberikan dalam bentuk pelaksanaan fungsi keuangan di perusahaan / unit usaha yang sesuai dengan kebijakan keuangan perusahaan dan prinsip-prinsip manajemen keuangan yang sehat.

6.3. Penilaian atas kinerja keuangan di perusahaan / unit usaha diberikan oleh Direktur Utama dengan mempertimbangkan juga penilaian yang diberikan oleh Internal Auditor.

7. Staffing

7.1. Personalia keuangan harus terdiri atas tenaga kerja yang kompeten, dapat dipercaya, dan memiliki integritas yang tinggi terhadap profesi serta selalu meningkatkannya sesuai tuntutan perkembangan perusahaan.

7.2. Rekruitmen, promosi, transfer dan terminasi staf keuangan untuk level manager harus dikonsultasikan terlebih dahulu dengan Direktur Utama.

7.3. Program latihan formal bagi staf keuangan untuk level manager harus diselaraskan dengan kebijakan keuangan perusahaan.