KEUANGAN

1. Perencanaan dana

Perencanaan dana adalah proyeksi dari arus keluar masuk dana operasi dan non operasi perusahaan untuk suatu periode tertentu.

Proyeksi arus dana terdiri dari:

- Proyeksi arus dana tahunan (cash flow budget) yang dibuat berdasarkan Income Statement & Balance Sheet Budget. Proyeksi arus dana 3 bulanan (monthly 3 month rolling forecast), yang dibuat berdasarkan cash flow budget serta kondisi aktual yang ada.

- Proyeksi arus dana harus dibuat berdasarkan informasi akuntansi & budget serta informasi keuangan lainnya yang akurat dan up to date. Pelaksanaan arus dana yang sebenarnya terjadi harus selalu dievaluasi dan dianalisa agar dapat dilakukan koreksi terhadap proyeksi arus dana yang akan datang maupun tindakan-tindakan yang perlu bagi pengamanan arus dana dimasa datang.

- Dalam hal proyeksi arus dana (tahunan dan 3 bulanan) memberikan indikasi adanya permasalahan dana maka fungsi keuangan wajib untuk melakukan beberapa tindakan seperti:

a. Membuat simulasi proyeksi keuangan untuk menentukan apakah permasalahan tersebut bersifat permanen atau temporer.

b. Mengusulkan langkah-langkah yang perlu diambil untuk memecahkan permasalahan tersebut.

- Dalam hal dideteksi adanya permasalahan arus dana yang cukup serius, maka proyeksi arus dana harus dibuat dan diawasi secara mingguan dan kalau perlu harian. Proyeksi arus dana yang tidak dibuat secara akurat, up to date dan teratur akan mengganggu jalannya operasi perusahaan.

2. Pengelolaan dana (Fund management)

2.1. Pengelolaan dana adalah sistim / metode yang digunakan didalam penggunaan / penerimaan dana perusahaan, dalam rangka biaya bunga / uang yang minimum dan pemanfaatan dana yang maksimum.

2.2. Pengelolaan dana dapat dilakukan sacara baik dan benar apabila ditunjang oleh sistim perencanaan dana yang memadai serta adanya catatan mengenai penggunaan, penerimaan dan saldo dana yang dibuat sacara akurat, up to date dan tepat guna. Tidak dilaksanakannya pengelolaan dana yang baik akan memberikan kerugian (financial viz a viz operational) bagi perusahaan.

2.3 Faktor yang sangat menunjang didalam berhasilnya pengelolaan dana perusahaan adalah pengetahuan yang up to date mengenai sistim perbankan.

2.4 Didalam mengelola dana, manajemen keuangan harus dapat melakukan pemilihan atas fasilitas perbankan yang terbaik.

3. Pinjaman (Loan)

3.1. Adanya pinjaman adalah dimaksudkan untuk membiayai aktivitas operasi maupun investasi.

3.2. Pinjaman yang diperoleh adalah merupakan beban bagi perusahaan dan karena itu harus dikelola dan diawasi secara teratur.

3.3. Pertimbangan untuk melakukan pinjaman harus diperhitungkan secara berhati-hati dengan melihat kemampuan perusahaan didalam jangka pendek, menengah dan panjang.

3.4. Setiap permintaan pinjaman kepada pihak bank harus selalu dikonsultasikan kepada Direktur Utama. Pengajuan pinjaman ke bank/lembaga keuangan hanya dapat dilakukan setelah ada persetujuan tertulis dari Komisaris.

3.5. Jaminan atas pinjaman harus diusahakan semaksimal mungkin dari profit sendiri dan aktiva perusahaan. Jaminan pribadi adalah merupakan upaya terakhir.

3.6. Pinjaman dalam bentuk mata uang asing harus diperhitungkan secara hati-hati dan risiko yang mungkin terjadi harus dapat dikurangi.

4. Pinjaman antar Unit Usaha

Pinjam meminjam uang antara satu unit usaha dengan unit usaha lain tidak diperkenankan.

5. Credit & Collection

5.1. Manajemen credit & collection harus dilaksanakan secara memadai agar supaya perencanaan dan pengelolaan dana dapat dilaksanakan secara efisien dan efektif.

5.2. Adanya tagihan overdue merupakan indikasi, adanya permasalahan didalam proses penagihan karena itu harus segera dijelaskan.

5.3. Aktivitas collection harus diawasi secara teratur sesuai sifat usaha dan operasi unit usaha.

5.4. Untuk menghindari conflict of interest fungsi credit & collection seyogyanya berada diluar fungsi Sales / Marketing.

5.5. Kredibilitas setiap calon konsumen maupun konsumen harus dievaluasi secara teratur untuk menghindari risiko keuangan yang dapat timbul.

5.6. Pemberian terms of credit kepada konsumen harus didasarkan atas bonafiditas konsumen.

5.7. Didalam penentuan waktu pembayaran utang dagang/pihak ketiga harus diperhatikan faktor-faktor antara lain cash float, cash discount, bunga, dll.

6. Pelaporan

6.1. Laporan yang dibuat oleh fungsi keuangan harus selalu berintegrasi dengan laporan akuntansi.

6.2. Laporan yang minimal yang harus dibuat secara teratur adalah:
- Monthly rolling forecast.
- Liquidity position / analisa cash flow bulanan.
- Credit & collection status & analysis report.
- Loan analysis report.

6.3. Setiap laporan harus disertai dengan analisa, kesimpulan dan rekomendasi untuk perbaikan.

6.4. Laporan harus didukung oleh kertas kerja yang jelas serta didasarkan atas catatan administrasi yang memadai.